Vor dem Gesetz ist letztlich alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Verlangt wird z.B. die Aufbewahrung der „Handelsbriefe“, also der Geschäftskorrespondenz des Unternehmers.

Zu archivieren sind gemäß § 257 Handelsgesetzbuch unter anderem die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (…) sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (…), Buchungsbelege sowie insbesondere die Handelsbriefe. Bei diesen Handelbriefen handelt es sich letztlich um alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, einschließlich E-Mail.

Die Finanzverwaltung darf inzwischen auch digitale Unterlagen prüfen (§§ 146,147 Abgabenordnung). Sie erhält indes nur Lesezugriff, eine Manipulation von Daten ist daher ausgeschlossen. Digitale Unterlagen, die zur Weiterbearbeitung geeignet sind, müssen der Finanzverwaltung auch in digitaler Form vorgelegt werden, selbst wenn Ausdrucke vorhanden sind. Die Integrität von Buchungsdaten muss gesichert sein.

Solche Daten dürfen also nachträglich nicht verändert werden können. Wer steuerrelevante Unterlagen auf Datenträger vorlegt, ist außerdem verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

Sind die Unterlagen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige (vgl. dazu die Verwaltungsvorschriften im Schreiben des BFM vom 16.7.2002, www.aufbewahrungspflicht.de/pdfs/gdpdu.pdf).

Auch das scharfe Schwert des Strafrechts regelt mittelbar Verstöße gegen Archivierungspflichten zu Handelsbriefen inkl. E-Mail. § 283b Abs. 1 Nr. 2 Strafgesetzbuch (Verletzung der Buchführungspflicht) sieht Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder Geldstrafe vor für denjenigen, der Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht (dazu bereits oben) verpflichtet ist, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert.